Offside

マインドマップは心理学者トニー・ブザンが開発した手法。真ん中に議論の中心になる言葉を書き、そこから放射線状に枝を伸ばし発想を展開していく。

利用シーン

ブレーンストーミングなど意見を発散したい場合に使うと効果的。増殖するマインドマップをみながら、発想のまま書いていくことにより、さらに新たな発想が生み出されていく。

会議ではホワイトボードの中心にテーマを書き、自由に意見を出してもらいながら枝に展開していく。できればイラストなどを入れてビジュアルしたり、枝の固まりを違う色で囲んだりして見ていて楽しいものにするとよい。

具体例

パソコンを使ってマインドマップをまとめたい場合は FreeMindやXMindなどのマインドマップ専用アプリケーションがある。この他にも有償のものがいくつかあるが、FreeMindもXMindも無償で利用可能なので、まずはこれらを試してみてはどうだろう。

個人的には機能が豊富で操作性も優れているXMindをオススメする。

上のマインドマップはXMindで作成しPNG形式で出力したものだ。カラフルな表現ができることを示すために、ややコテコテの仕上がりになっているが、このように画像を使ったり境界を定義して色を付けたりするのも簡単である。

プロジェクタでXMindのマインドマップを表示・編集しながら意見を出し合い、会議が終了したらすぐに参加メンバーへメールで送る…なんていうのもスマートで良いかもしれない。

マインドマップについては関連書籍が多数出版されている。詳しく知りたい方はこのあたりをどうぞ。

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利用シーン

業務プロセスのムダを見つけたい場合や、問題が発生しやすい作業フローを見つけたい場合に使用する。業務プロセスを可視化しブレーンストーミングすることで、それまでは「常識として疑わなかったが実はムダな作業やプロセス」をみつけやすくなる。

具体例

• 関連する部署を書き出し、それぞれの間に線を引く。ここでは「担当者」「人事部」「移動希望部署」を設定した。
• 業務プロセスを構成するタスクを抽出し1つの箱として表現する。
• タスクの実行順序や流れはボックス間に矢印を書いて表現する。関係部署、タスク、実行順序を把握することが目的なので、特にフォーマットにはこだわらなくて良い。
• プロセスマッピングが終わったら全体を俯瞰し、改善策をブレーンストーミングする。
  このとき、関連部署の出席者有無が議論の精度とスピードに大きな影響を与える。このため、極力、議論できる担当者に出席してもらえるよう、事前に各部署へ要請しておくと良い。

利用シーン

複数の対象に対して優先度付けをしたい場合にに使用する。評価を行う観点を抽出した後、評価観点毎に点数を付け、それらの積を計算した評価点を用いて優先度を決定する。

点数は1,5,9のように離散値を設定し、その中から選ぶようにすると、中央付近の評価が集中し優先度を付けにくくなることを抑止できる。

また、人命や社命に関わるなど絶対に譲れない評価がある場合、最大点数^評価項目数（べき乗）を上回る特別点を設定できるようにする。（たとえば最高9点で3つの評価項目がある場合、9^3=729点となるため特別点は1000点とするなど）

具体例

• 優先度を決定するための評価項目を検討する。重要な評価項目に漏れが生じないように慎重に検討すること。ここでは「販売量」「利益率」「顧客重要度」を設定した。
• 比較対象の名称を記述する。ここでは「Ａ社」「Ｂ社」「Ｃ社」「Ｄ社」について比較を行っている。
• 設定した評価項目毎に議論し点数を記入する。
• 全ての項目に対して点数を記入したら評価点を計算する。評価点の大きいものから高い優先度で対応していく。